如何利用百度网盘优化办公流程？

随着科技的发展，数字化办公已经成为现代企业不可或缺的一部分。百度网盘作为一款优秀的云存储工具，不仅能够提高办公效率，还可以实现文件的共享和协作，为团队合作提供便利。在日常工作中，如何利用百度网盘来优化办公流程，成为许多企业和个人关注的焦点之一。本文将介绍如何充分利用百度网盘提升办公效率，帮助大家更好地进行工作和合作。

云盘已经不是从前的那个下载工具了。——逗豆侠

经过多年的市场化运作，云盘对于办公流程的辅助已经趋向成熟。总的来说，围绕其存储功能展开的及时备份、异地容灾、快捷分享功能的确能节省文档君（媛）们的时间。

如何用云盘优化办公流程系列总共有三篇文章，首篇选择百度网盘的原因是，从极光网的数据[1]来看，中国个人网盘APP的月活跃人数排名里，百度网盘以超过80%的份额远超过市场其他竞争对手，加上百度网盘还不错的跨平台体验（Windows、Mac、Linux、iOS、iPadOS、Android、浏览器端都有相应的客户端[2]），以及去年刚刚拿到的双ISO认证（ISO/IEC 27001信息安全管理体系和ISO/IEC 27018个人可识别信息信息安全管理体系）。虽然逗豆侠对百度网盘的某些做法和某些事件感到反感，但市场份额反映大多数人还是认为其带来的利大于弊，逗豆侠说，那就写吧:)

百度网盘月活跃人数占市场份额

万事从密码开始设置复杂的密码和完成密码找回设置

安全组织每年都会统计最易被破解的密码[3]，而每年统计的内容都差不多，哎，人类啊。尤其是云盘类与个人隐私高度相关的应用，逗豆侠说，请换一个复杂的密码吧:)

完成密码找回设置不单单是为了应付我们鱼儿般的大脑，事实上，有些黑客正是通过密码找回设置来猜测真实密码的，这也是密码安全的重要一环。

网盘设置

不久之前，百度网盘在设置中默认开启了所谓的用户激励计划。具体的过程逗豆侠不想说，因为，类似的过分行为已经不止一次了。所以，在使用百度网盘的服务之前，一定要确保设置中的每一项“功能”都在自己的控制之下，而且，一旦网盘进行了更新，相应的工作需要再做一次。

确保百度网盘的插件正常工作

百度网盘客户端会自动为Office等应用安装插件，下图是Word应用中的插件“保存到百度网盘”，如果没有或者无法使用，试着重装、重启。

Office 插件

不要安装任何与百度网盘相关的第三方插件和应用

逗豆侠认为，对于文档君（媛）们，文件安全和隐私是首要的，部分第三方插件和应用存在文档自动分享功能，将本来只分享给特定对象的文件进行公开。

逗豆侠知道，很多第三方插件和应用就是专门绕开内容保护机制的，违背这一条款的直接后果就是失去了百度网盘的信息安全保障，倘若有一天某个重要文件泄露了，百度网盘可以从法律上大概率地撇清干系，用户很难获得损失赔偿。

逗豆侠也知道，倘若隐私文件泄露，百度网盘虽然从事实上是不可能撇清干系的，但面对其强大的法律团队，用户必须确保自己有足够的证据予以法律支撑，既然选择了其服务，就要将其服务协议当作生存游戏的游戏规则，不可轻视。

整理网盘文件

在茫茫的文档中找到客户要求的那一篇，在系统端或许不是个难事，你可以根据关键词借助强大的文件搜索软件，如everything[4]这样的神器，但在百度网盘中，搜索功能完全对不起它搜索引擎起家的母公司。记得以文件树的形式，在不同的层级上设置相关的文件夹，不要一股脑地都放进默认文件夹里。客户端的文件选择和滑动浏览体验很差，远不如其在浏览器端的体验。

设置自动备份文件夹

百度网盘拥有最多五个的文件夹自动备份功能，逗豆侠并不知道为什么要设置文件夹上限，经过实测，这一功能是允许文件夹嵌套的，也就是说，你可以把你要备份的文件夹都放在同一文件目录下。之所以推荐这一应用，是因为文档历史版本这一相当实用的功能，那些深受客户不断提出新要求之苦的文档君（媛）们，能以此快速定位之前版本的内容，因为，你永远不知道顾客的想法哪个才是最终想法:)

管理自动备份

文件产生流程没事就点保存

以Office文档为例，其文件的特点是体积小，对上传带宽压力小，可以做到实时备份；同时，文件内容很重要，因此，在做好本地自动备份的同时，一定要有异地容灾的习惯，将文件保存在不同的地方，只要不是地球毁灭之类的灾难，一般都不会导致文件消失。逗豆侠说，在开启文档自动保存的前提下，别忘了每写一段内容就手动保存到网盘。

以音视频创作为例，其文件的特点是体积很大，如果你有足够的上传带宽，可以一次性地将素材先备份到云端，在创作编辑的过程中，随时保存工程文件，同时将工程文件夹也进行上传。逗豆侠办理的宽带，上传宽带异常地小，实测音视频的上传效果非常地长。

如果你上传的是从别人下载的文件（盗版电影？盗版小电影？），百度网盘会在本地计算该文件的校验码并对比服务器数据，如果服务器存在该文件，则可以直接保存在你的网盘里，即所谓的“极速秒传”。

不要奢求完全的云办公

文档在线查看、音视频在线播放、压缩文件在线解压，这些，百度网盘做得很不够。文件支持格式很有限，一些较大的文件必须要先下载才能查看，偶尔也会出现解析错误，这对于追求稳定办公体验的用户，是无法接受的。因此，逗豆侠认为，在这项功能成熟之前，可以放弃考虑。

文件分享传输流程只需要一个链接

回想一下我们在通讯软件和邮件上分享文件的过程，上传总会成为一个麻烦，除去漫长的上传时间，还有烦人的文件大小设置（微信！还是100MB的大小限制，你是认真的吗），更让人们普遍痛苦的是，对方可能会遇到“问价过期”（微信！你就不能和你的兄长QQ学学吗？）

引入网盘后，就直接将网盘中的文件以链接、二维码的形式分享，可以将分享过程所需时间分摊给对方（几乎不需要上传，只需要对方保存），单个文件大小限制是4GB（会员 10GB，超级会员 20GB）。只要对方在有效期内保存了文件，只要这个文件没有违背相关法律法规，几乎可以保存到百度网盘停业为止。

设置分享提取码和有效期

这是确保文件安全的重要一步，即便提取码泄露了，也可以通过文件有效期进行屏蔽。需要注意的是，Android端的默认分享时间是7天，如需更改的话，要进入分享选项中重新选择天数。

提取码和有效期

直接通过百度网盘分享给百度好友

这是一个积攒好友的好路子，弊端就是，没有提取码和默认有效期，需要手动选择是否停止分享。

分享给百度好友

不要分享账户和密码

也就意味着，百度网盘是不允许当个账号作为组织账号的。当其他人使用你的账户造成了经济损失和违法行为，你也需要承担一定的法律责任哦。

当然，如果你既需要百度的网盘服务，又要将其作为组织账户，你可以选择百度企业网盘——更完善的服务以及更高的价格。

文件保存流程设置文件本地保存目录

本地的保存目录最好与网盘的保存目录相对应，可以省去大量的整理时间，也能方便日常的同步。

多设备同步

百度网盘会默认为不同的客户端设置不同的同步文件夹，对于想要“大一统”的文档君（媛）们，这种做法会很影响效率。可以更改不同设备的默认同步文件夹，甚至将不同设备的文件保存在同一目录下。

“同一账号仅允许在6台设备上使用，且同时使用的设备不得超过2台”，这一限制对于个人用户来说，其实已经足够了。

多设备的相互同步，意味着你只需要其中的任何一台就可以做到文件的查看、修改和分享，一些轻任务的会客、出差，可以将中心转移到移动设备上，即便没有移动设备，你也可以随便找台设备，登入百度云，duang！

设备更换

更换设备时，同步文件和数据是一件非常麻烦的事情，百度网盘做得并没有多么出色，但它提供了这样的功能，如果你不需要跨越操作系统，它甚至可以同步应用。当然，前提是你平时就做好了上传备份工作，如果要临时上传手机所有的文件，正常的家庭带宽应该会很难受。

参考资料

[1]

极光网的数据: https://www.jiguang.cn/reports/476

[2]

客户端: https://pan.baidu.com/download

[3]

最易被破解的密码: https://nordpass.com/blog/top-worst-passwords-2019/

[4]

everything: https://www.voidtools.com/zh-cn/